ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

Objetivo 

Aportar conceptos teórico-prácticos a los estudiantes en la formulación, planeación, montaje, desarrollo y evaluación de diversos eventos y certámenes

Protocolo

El término protocolo, procede del latín "protocollum", que a su vez procede del griego (en griego deviene de protos, primero y kollom, pegar, y refiere a la primera hoja pegada con engrudo). En su significado original, venía a decir que "protocollum" era la primera hoja de un escrito, en la cual se marcan unas determinadas instrucciones. Esta definición marca el inicio de lo que más tarde será el verdadero significado del término protocolo.

• se puede definir como el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos. 
• Rige la celebración de los actos oficiales y en otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres
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Etiqueta

• Es un código que gobierna las expectativas del comportamiento social, de acuerdo con las normas convencionales dentro de una sociedad, clase o grupo social. 
• La etiqueta usualmente refleja fórmulas de conducta que la sociedad o la tradición han mitificado. 
• La etiqueta puede reflejar un código ético subyacente o puede surgir a partir de la moda, como en la Bretaña del siglo XVIII donde actos aparentemente sin sentido como la manera en que la taza de té se mantenía se asoció con la clase alta.
• No es universal.

Evento

• Suceso de importancia social o personal; Hecho que ocurre en momento definido 
• Acontecimiento previsto o imprevisto 
• Acontecimiento que sirve de soporte para la emisión de mensajes en torno a una marca o corporación en un entorno o ambiente controlado con la intención de que los asistentes tengan una experiencia positiva que permita construir y estructurar dicha marca. 
• Es un momento de verdad de la comunicación.

Clases de protocolo

• Protocolo notarial 
• Protocolo gubernamental 
• Protocolo internacional o diplomático
• Protocolo religioso 
• Protocolo deportivo 
• Protocolo militar 
• Protocolo social Protocolo empresarial

Qué se debe tener en cuenta para realizar un evento?

• Qué vamos a hacer 
• Cuáles son sus objetivos 
• Cuándo lo vamos a hacer 
• Dónde lo vamos a hacer 
• A quiénes vamos a convocar 
• A quiénes vamos a invitar 
• Cuánto nos constará 
• Con qué recursos contamos 

Que vamos hacer?

• Congreso 
• Simposio 
• Lanzamiento 
• Rueda de prensa 
• Celebración eucarística 
• Celebración social 
• Ceremonia de carácter militar 
• Ceremonia de carácter deportivo 
• Feria o exposición 
• Sala de ventas 
• Show Room

Objetivos

se escriben en infivitivos

• Se escriben en infinitivo 
• Vender 
• Informar 
• Educar 
• Actualizar 
• Motivar 
• Promover 
• Certificar 
• Avalar 
• Evaluar

Cuándo?

Tener en cuenta que hay fechas difíciles o tabú: 

• Diciembre 
• Víspera de días de fiesta 
• Víspera de vacaciones. 
• Cuando hay grandes eventos de ciudad 
• Para cocteles, nunca lunes o viernes. 
• Revisar agenda de ciudad. 
• En Bogotá no es recomendable citar antes de las 9.00 AM.

Dónde?

evaluar diferentes alternativas como:

• Teatros 
• Auditorios 
• Centros universitarios 
• Centros de exposiciones 
• Aulas 
• Hoteles 
• Clubes sociales 

Hay que tener en cuenta: 

• Capacidad del lugar 
• Recursos con que cuenta 
• Cercanía y facilidades de transporte 
• Accesibilidad 
• Tarifas 
• Para Medellín, se recomienda consultar la Guía de Comfenalco

A quiénes vamos a convocar?

• Estudiantes 
• Profesionales 
• Líderes sociales 
• Empresarios 
• Amas de casa 
• Autoridades civiles, militares o eclesiásticas 
• Jóvenes 
• Niños 
• Con costo o sin él.

A quiénes vamos a invitar?

• Docentes 
• Ponentes 
• Conferencistas 
• Autoridades 
• Medios de comunicación 
• Comunidad 
• Público en general

Cuánto nos costara - elaboración del evento 

Ejercicio: Definir los ítems que debe contener el presupuesto de un evento.

Con qué recursos contamos?

• Técnicos: propios o contratados 
• Humanos: propios o contratados 
• Económicos: existen o hay que conseguirlos

Comité

• Se trata de establecer equipos de trabajo que se responsabilicen de actividades específicas. 

• Comité Coordinador: es el directo responsable de la realización del evento; opera como una junta directiva y toma decisiones macro. 

• Comité Financiero: es el responsable de la consecución y administración de los recursos, sean estos propios o conseguidos mediante patrocinios, donaciones u otros. 

• Comité de Logística: responde a los cómos del evento. 

• Comité de Protocolo: responsable del cumplimiento de normas y procedimientos. 

• Comité Académico: responsable de conseguir conferencistas, facilitadores, panelistas, etc.

• Comité de Comunicaciones: responsable de la divulgación y convocatoria al evento

Establecer cantidad, proveedores y responsables

• Diseño e imagen del evento, campaña gráfica 
• Diseño del material publicitario 
• Tarjetas de invitación (físicas y vía correo electrónico) 
• Plegables 
• Escarapelas 
• Certificados 
• Material para toma de notas 
• Memorias 
• Correo electrónico
• Lugar 
• Sonido 
• Iluminación 
• Avisos de prensa y revistas 
• Construcción de bases de datos 
• Diseño de escenografía 
• Distribución material publicitario (afiches, volantes) 
• Telemercadeo de confirmación y asistencia
• Estrategia de divulgación en medios masivos 
• Inscripción al evento 
• Fotografía y video 
• Maestro de ceremonias (hombre, mujer o ambos)

En las invitaciones es indispensable que contenga:

• Nombre del evento 
• Fecha completa 
• Hora 
• Lugar, dirección completa 
• Tipo de traje (no para eventos académicos) 
• Teléfonos o datos de contacto para confirmación. 
• Si son sociales, se utiliza letra cursiva 
• Hoy se usan papeles reciclables y recursos gráficos modernos 
• Se usa para cierto tipo de eventos, enviarla también por correo electrónico 
• Los sobres deben ser personalizados 
• Si es un evento social, se marcan a mano 

En los sobres:

• Señor o señora 
• Nunca Señor (a) 
• Se usa la sigla E.S.M, para tarjetas sociales. 
• Si hay que poner dirección, la tarjeta con el sobre marcado a mano, se envía en otro sobre con dirección completa. 
• No lleva remitente 
• Se usan tarjetas tamaño Lord

En el lugar del evento debe estar señalizado:

• Vías de acceso 
• Zonas de parqueadero 
• Zonas de alimentación 
• Baños 
• Rutas de evacuación 
• Lugares para invitados especiales 
• Zona de inscripción 
• Puesto de información 
• Wi-Fi.

Pre-evento

• Conocer el lugar. 
• Evaluar accesos 
• Evaluar sistemas de seguridad 
• Recursos 
• Posibilidades 
• Diseño del espacio 
• Ubicación de banderas, pendones y material publicitario

Recursos técnicos

• Sonido 
• Luces 
• Micrófonos (de pie, de solapa, alámbricos, inalámbricos 
• Video beam 
• Pantallas Led 
• Pantallas 
• Computadores 
• Extensiones

Salud y seguridad 

• Contratar seguridad física.
• Cruz Roja, Defensa Civil u otros.

Libretos

• El maestro de ceremonias debe conocerlos previamente y leerlos con anticipación, para tener tiempo de hacer los ajustes necesarios de último momento. 
• Se elaboran 3 o 4 copias, para el encargado de sonido, luces y el coordinador general.

Bitácora

• Es un documento para todos los que tienen responsabilidad en el evento. 
• Debe contener información completa sobre características del evento, tipo de invitados e importancia del evento desde el punto de vista informativo.

Sonido, luces, tarima, etc

• Contratar siempre a los mejores del mercado, es decir, proveedores con experiencia. 
• Tener en cuenta disponibilidad de electricidad y en caso necesario, de plantas adicionales. 
• Las tarimas deben ser seguras y cómodas. 
• Tener precaución con el uso de tapetes. 
• Las teleras son muy importantes cuando se trata de eventos al aire libre. 
• Tener disponibles paraguas para eventos.

Uniformes y presentación personal

• Las personas de logística deben estar uniformadas. 
• Zapatos cómodos y limpios. 
• Tener presente que el organizador o coordinador, debe estar impecablemente vestido, pero no es invitado

Costo y presupuesto

• Identificar 2 o 3 proveedores por ítem. 
• Pedir cotizaciones con iguales requerimientos. 

Ejemplo: 

• Tipo de publicación 
• Cantidad 
• Número de páginas 
• Tamaño 
• Tintas 
• Acabados especiales 
• Tiempo de entrega 
• Artes y diseño

Para costear el valor del servicio, se debe tener en cuenta: 

• Número de horas profesionales 
• Número de horas de auxiliares y personal de soporte 
• Honorarios pagados a terceros. 
• Transporte 
• Alimentación 
• Papelería y fotocopias 
• Teléfono e Internet 
• Seguridad social (salud: 12.5%; pensión: 16% y riesgos profesionales) 
• Retefuente (entre el 7 y el 11%) 
• Se cobra administración delegada (10%) por otros conceptos que maneja el operador

Pos evento

Evaluación del evento

• El momento ideal para realizar la evaluación y el análisis, es durante la semana siguiente al evento. La recopilación de datos, gastos de último minuto, recuento de extras no ponderadas en el presupuesto, resultado de encuesta, entrevista con proveedores, entre otros, nos darán la posibilidad de plasmar los resultados en un informe final.

• Siempre hay detalles de última hora que escapan a cualquier presupuesto o planificación. Gastos adicionales, papeleo, taxis, equipo extra, es común tenerlos al final de las cuentas. Incluirlo en el informe es vital, no solo denota profesionalismo y seriedad, sino que además aportará una visión más global y certera del evento desde el punto de vista financiero y administrativo. Ingresos totales, vs egresos por gastos totales y reales y reales

Agradecimientos 

• Además de la evaluación, es el momento ideal para agradecer por escrito a los participantes y colaboradores de las diferentes actividades y organización del encuentro. La carta de agradecimiento irá en primer lugar en la carpeta del informe final del evento. 
  
  

Documentar resultados

• Una vez obtenido el feedback interno, el resultado de las encuestas y el resto de datos, se debe hacer un análisis de los resultados y documentar las conclusiones

• Toda la información y datos cuantitativos como cualitativos, son relevantes, y tomar buena nota de ellos es clave para demostrar el éxito obtenido.
• Invitados o asistentes al evento. Les resultará interesante recibir un resumen de las actividades en las que participaron.

• La empresa organizadora, cuyo interés central estará en los resultados económicos.

• Patrocinadores, adicional a la información general y el material audiovisual, estarán muy interesados en saber la cantidad de participantes y, si fue parte de la negociación, lo adecuado sería enviarles la base de datos completa.

• Proveedores, es importante involucrarlos activamente.

• La prensa, una gacetilla que cuente en rasgos generales de lo sucedido durante el evento.

• Contenido del informe